Πρακτικές συμβουλές για τη διοργάνωση ενός εκπαιδευτικού εργαστηρίου (workshop)

Ένα εκπαιδευτικό εργαστήριο μπορεί να απευθύνεται σε μία κλειστή κοινότητα (π.χ. τους υπαλλήλους μιας υπηρεσίας) ή να απευθύνεται σε ευρύτερες ομάδες χρηστών. Στη δεύτερη περίπτωση ο οργανωτής επιδιώκει να προσελκύσει τους καλύτερους υποψήφιους και να εξασφαλίσει ότι αυτό θα έχει τη μέγιστη δυνατή χρησιμότητα.

Για να επιτευχθούν αυτοί οι στόχοι επιδιώξτε τη μέγιστη δυνατή δημοσιότητα της πρόσκλησης, χωρίς να φοβηθείτε τις παγίδες και το φόρτο που συνεπάγεται η διαδικασία επιλογής.

Στο τέλος του παρόντος κειμένου υπάρχει ένα ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών ενός εκπαιδευτικού εργαστηρίου. Προτάσσουμε όμως κάποιες χρήσιμες συμβουλές, που θα σας βοηθήσουν στην απρόσκοπτη προετοιμασία του:

1. Θέλετε να εξασφαλίσετε ότι οι υποψήφιοι έχουν ισχυρό κίνητρο για τη συμμετοχή τους και ότι με το τέλος του εργαστηρίου θα μπορέσουν να θέσουν σε εφαρμογή τις νεοαποκτηθείσες γνώσεις τους. Αν δεν εφαρμόσουν όσα έμαθαν σε ένα λογικό χρονικό διάστημα από το χρόνο διεξαγωγής του εργαστηρίου, θα τα ξεχάσουν και η συμμετοχή τους θα είναι χάσιμο χρόνου.
2. Προσδιορίστε τον αριθμό των συμμετοχών που μπορείτε να δεχθείτε ανάλογα με (α) τον αριθμό των συμμετεχόντων στον οποίο μπορούν να ανταποκριθούν οι εκπαιδευτές και (β) τον αριθμό των διαθέσιμων θέσεων στο χώρο του εργαστηρίου.
3. Οι εκπαιδευτές πρέπει να έχουν ουσιαστικό ρόλο σε ενέργειες όπως ο καθορισμός του προγράμματος, η σύνταξη της πρόσκλησης και του ερωτηματολογίου καθώς και την επιλογή των υποψηφίων. Ωστόσο, τηρείτε τους ενήμερους και για την εν γένει πορεία της προετοιμασίας.
4. Όσο περισσότερες οργανωτικές λεπτομέρειες δίνονται εξ αρχής στο κείμενο της πρόσκλησης, τόσο λιγότερες θα είναι οι διευκρινιστικές ερωτήσεις που θα λάβετε. Κοινά στοιχεία που ενδιαφέρουν τους υποψήφιους (πέρα από τον τόπο, το χρόνο και τη διάρκεια) είναι η γλώσσα του εργαστηρίου και αν ο χώρος διαθέτει υπολογιστές.
5. Δεδομένου ότι έχετε προσδιορίσει το χρόνο διεξαγωγής του εργαστηρίου, θέστε σαφή προθεσμία για την υποβολή των αιτήσεων, έτσι ώστε να έχετε χρόνο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας επιλογής και για την ενημέρωση των υποψηφίων. Η προθεσμία πρέπει να αναφέρεται ρητά στο κείμενο της πρόσκλησης.
6. Προκειμένου να εξασφαλίσετε ότι θα έχετε τους πιο κατάλληλους συμμετέχοντες, προωθήστε την πρόσκληση συμμετοχής στο εργαστήριο όσο ευρύτερα γίνεται, χρησιμοποιώντας όλα τα διαθέσιμα μέσα δημοσιότητας (email, ανακοινώσεις σε ιστοσελίδες, ημερολόγια έργων, μέσα κοινωνικής δικτύωσης κλπ.). Η πρόσκληση πρέπει να περιγράφει με ακρίβεια τους στόχους και το περιεχόμενο του εργαστηρίου, πληροφορίες για το φορέα διοργάνωσης και στοιχεία επικοινωνίας.
7. Περιμένετε ότι θα κατακλυσθείτε από αιτήσεις. Για να τις διαχειριστείτε πρέπει να επινοήσετε μία απλή και διαφανή διαδικασία επιλογής.
8. Πρώτα, επιλέξτε ένα εργαλείο που θα διευκολύνει και την υποβολή και τη διαδικασία επιλογής των αιτήσεων. Το Google forms είναι μια καλή επιλογή, αλλά υπάρχουν και άλλες λύσεις.
9. Στόχος του (σύντομου) ερωτηματολογίου, που αποτελεί την αίτηση συμμετοχής, πρέπει να είναι να σας δώσει μία σαφή εικόνα του προφίλ του υποψηφίου, αποφεύγοντας ερωτήσεις που εμπεριέχουν και τις απαντήσεις. Ένας συνδυασμός απαντήσεων πολλαπλής επιλογής και κειμένου είναι καλή ιδέα.
10. Καθορίστε και εφαρμόστε σαφή και διαφανή κριτήρια επιλογής. Κατά κανόνα αυτά θα είναι (α) ποια είναι η επιστημονική ειδίκευση του υποψηφίου (β) ποιο είναι το τρέχον ερευνητικό του αντικείμενο (γ) σε περίπτωση πολυήμερων εργαστηρίων να δηλωθεί αν θα παρακολουθήσουν όλες τις ημέρες (δ) προηγούμενη εμπειρία στο διδασκόμενο θέμα (αν απαιτείται). Δεδομένου ότι το εργαστήριο δεν είναι μέρος της τυπικής εκπαίδευσης, κατά κανόνα δεν θα πρέπει να απαιτούνται ακαδημαϊκά προσόντα. Φοιτητές και καθηγητές πρέπει να έχουν ίσες ευκαιρίες σε ένα εκπαιδευτικό εργαστήριο. Επομένως, δεν απαιτείται η υποβολή βιογραφικού.
11. Για τη βαθμολόγηση των αιτήσεων είναι απαραίτητο ένα σύστημα βαθμολογίας. Κατά κανόνα μία κλίμακα 0-3 αρκεί. Αν χρειάζεται μεγαλύτερη λεπτομέρεια μπορείτε να την επεκτείνετε. Στη διαδικασία αξιολόγησης να μετέχουν οπωσδήποτε οι εκπαιδευτές, να έχετε περισσότερους του ενός αξιολογητές (τουλάχιστον 3), να βαθμολογείτε κάθε κριτήριο χωριστά και έπειτα είτε να προσθέσετε τους βαθμούς είτε να υπολογίσετε τον μέσο όρο για κάθε υποψήφιο. Το Google forms σας δίνει τη δυνατότητα να επεξεργαστείτε τα δεδομένα μέσα από το φύλλο υπολογισμού που παράγει.
12. Κατατάξτε τους υποψήφιους σύμφωνα με τη βαθμολογία και επιλέξτε αυτούς που συγκεντρώνουν τη μεγαλύτερη βαθμολογία, μέχρι τον αριθμό που συμπληρώνει το όριο της χωρητικότητας που έχετε ορίσει.
13. Επειδή ορισμένοι, αν και επιτυχόντες μπορεί να μην εμφανιστούν, είναι χρήσιμη μία λίστα επιλαχόντων (25% των διαθέσιμων θέσεων). Επομένως οι κατηγορίες των αιτήσεων είναι τρεις: Επιτυχόντες/ Επιλαχόντες/ Αποτυχόντες.
14. Αντίστοιχα αποστέλλετε τρεις τύπους απαντήσεων: (α) στους αποτυχόντες (β) στους επιτυχόντες, τους οποίους παρακαλείτε να επιβεβαιώσουν τη συμμετοχή εντός μιας προθεσμίας, προσθέτοντας ότι αν δεν επιβεβαιώσουν, η θέση τους θα δοθεί σε επιλαχόντα (γ) στους επιλαχόντες εξηγώντας ότι βρίσκονται σε λίστα αναμονής.
15. Η έγκαιρη βαθμολόγηση σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τις δύο πρώτες κατηγορίες και να εξασφαλίσετε ότι δεν θα έχετε κενά καθίσματα στο εργαστήριο.
16. Μία εβδομάδα πριν από την έναρξη του εργαστηρίου οι επιτυχόντες θα λάβουν όλες τις πρόσθετες πληροφορίες που είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή του: τελικό πρόγραμμα, εκπαιδευτικό υλικό που θα χρησιμοποιηθεί κατά το εργαστήριο κλπ.

Ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών

Ενέργεια	Χρονικό διάστημα πριν την έναρξη του εργαστηρίου
Ορισμός ημερομηνίας εργαστηρίου σε συνάρτηση με τη διαθεσιμότητα των εισηγητών και του χώρου διεξαγωγής.	4 μήνες
Διαμόρφωση προσωρινού προγράμματος εργαστηρίου.	4 μήνες
Σύνταξη του κειμένου πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος (σε συνεργασία με τους εισηγητές).	4 μήνες
Ορισμός των κριτηρίων που πρέπει να πληρούν τα άτομα που θα επιλεγούν να παρακολουθήσουν το εργαστήριο.	4 μήνες
Σύνταξη της φόρμας που θα συμπληρώσουν οι ενδιαφερόμενοι λαμβάνοντας υπόψη τα κριτήρια επιλογής.	4 μήνες
Διάχυση της πρόσκλησης σε ιστοσελίδες, ιδρύματα, οργανισμούς και μεμονωμένα άτομα.	4 μήνες
Σύνταξη σύντομης λίστας προτεινόμενων καταλυμάτων σε περίπτωση που ζητηθεί από ενδιαφερόμενους εκτός Αθηνών.	4 μήνες
Σύνταξη επιστολών με θετική απάντηση για τους επιλεγέντες, αρνητική για τους απορριφθέντες και υπό όρους απάντηση για τους επιλαχόντες.	3 μήνες
Δημιουργία προωθητικού υλικού (αφίσες).	2 μήνες
Λήξη προθεσμίας εγγραφής.	2 μήνες
Δημιουργία υπολογιστικού φύλλου με πεδία στα οποία οι οργανωτές και οι εισηγητές βαθμολογούν τους υποψηφίους με βάση τα κριτήρια που έχουν τεθεί.	2 μήνες
Σχηματισμός τελικής κατάταξης συμμετεχόντων (με πρόβλεψη 25% επί του συνόλου των διαθέσιμων θέσεων για τους επιλαχόντες).	1,5 μήνας
Άμεση αποστολή των θετικών απαντήσεων στους επιλεγέντες και των απαντήσεων στους επιλαχόντες.	1,5 μήνας
Θετικές απαντήσεις σε επιλαχόντες που αντικαθιστούν επιλεγέντες που τελικά δεν μπορούν να παρακολουθήσουν.	1,5 μήνας
Με τη συμπλήρωση των απαιτούμενων θέσεων αποστέλλονται οι αρνητικές απαντήσεις στους υπόλοιπους επιλαχόντες και απορριφθέντες.	1,5 μήνας
Συνεννόηση με catering/cafe.	2 εβδομάδες
Προετοιμασία υλικού που θα μοιραστεί στους συμμετέχοντες (φάκελοι). Σύνταξη πίνακα με τα ονόματα των συμμετεχόντων για να χρησιμοποιηθεί ως παρουσιολόγιο.	2 εβδομάδες
Αποστολή επιστολής υπενθύμισης μαζί με το οριστικό πρόγραμμα, εκπαιδευτικό υλικό που θα χρησιμοποιηθεί και οδηγίες πρόσβασης στο χώρο του εργαστηρίου.	1 εβδομάδα
Έλεγχος του χώρου πραγματοποίησης του εργαστηρίου.	5-4 μέρες πριν
Έναρξη εργαστηρίου

 Παράρτημα

Ενδεικτική πρόσθετη φόρμα πρακτικών πληροφοριών για ξένους συμμετέχοντες

Organizing Institution
Workshop title
Date(s)
Venue

How to get there
Bus, metro info, landmarks (any info that may facilitate access to the venue).

E.g. Travel to central Athens:

From Eleftherios Venezelos airport:
(a.)      Direct metro from the airport metro station (Blue line) to Σύνταγμα/ Syntagma metro station (Αγία Μαρίνα/ Agia Marina direction) The fare is     10 Euros / 18 Euros (two-way ticket). It takes 45 minutes.
(b.)      Bus Transport: Line X-95. The fare is 6 Euros. Tickets are purchased from the ticket booth in front of the bus station, but **not** on the vehicle. It takes ~60 minutes.
(c.)       Taxi: The fare to central Athens is 38 Euros (05:00-24:00) and 50 Euros (24:00-05:00).

Public Transport

The ticket for bus, tram or metro costs 1.40 Euro (valid for 90 minutes). You can check all the necessary bus lines information at http://oasa.gr/?id=ind3ex&lang=en and all transport options at http://www.athenstransport.com/english.

Hotels

List at least 4-5 hotels near the venue and provide address and website.

Contact

Local organizer: Contact person’s name
Email
Mobile
Landline

Γεράσιμος Χρυσοβιτσάνος, Συνεργάτης Ακαδημίας Αθηνών